Een bestuur staat voor goed en verantwoordelijk bestuur.
Hoe verhouden juridische plichten binnen het verenigingsrecht zich tot het nakomen van door het kabinet getroffen beperkende maatregelen ter bestrijding van het coronavirus?
Margriet Recter van Collegal BV reikt u in dit artikel een handreiking aan hoe in de praktijk met (juridische) dilemma’s om te gaan waarbij goed bestuur, good governance en rechtsgeldige besluitvorming toch zo optimaal mogelijk worden geborgd. Onderaan de tekst wordt aangegeven hoe u met Margriet in contact kan komen.
Actueel is de vraag hoe om te gaan met de organisatie van de reguliere algemene vergadering (waaronder ook begrepen algemene ledenvergadering (ALV) of ledenraad) die normaliter in de periode voorafgaand aan de zomer plaats vindt.
——
Hoe moet een bestuur om gaan met een geplande of op korte termijn te plannen algemene vergadering?
Wet en statuten
De wet (Burgerlijk Wetboek Boek 2 Titel 2) schrijft voor dat het bestuur binnen zes maanden na afloop van het boekjaar verslag uit brengt aan de algemene vergadering over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Aan de vergadering moet ter goedkeuring de balans en staat van baten en lasten met een toelichting worden voorgelegd.
In de statuten kan bepaald zijn dat deze voorjaarsvergadering moet worden gehouden voor een bepaalde datum, bijvoorbeeld voor 1 mei in een jaar.
Strikt juridisch gezien is er dus sprake van strijd met wet en/of statuten als de algemene vergadering niet op tijd plaats vindt. De getroffen maatregelen maken het houden van een fysieke vergadering (voor een vereniging waarbij de algemene vergadering uit een substantieel aantal leden bestaat) nu feitelijk onmogelijk.
NB Aan een algemene vergadering kunnen leden danwel afgevaardigden van leden deelnemen, in dit artikel wordt gemakshalve van leden gesproken.
Is het houden van een digitale vergadering een mogelijkheid?
Artikel 38 (Boek 2 Titel 2 Burgerlijk Wetboek) biedt de mogelijkheid dat statuten kunnen bepalen dat stemgerechtigden via een elektronisch communicatiemiddel stemrecht uit kunnen oefenen. Daartoe is tevens een aantal minimale vereisten opgenomen zoals de eis dat een stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht uit kan oefenen. In de statuten kunnen ook aanvullende bepalingen ten aanzien van het digitaal vergaderen worden opgenomen.
Aanvullend geldt dat de voorzitter, de overige leden van het bestuur en de toezichthouders worden geacht daadwerkelijk in vergadering bijeen te zijn.
Als de statuten dus (nog niet) expliciet de mogelijkheid biedt tot het houden van een digitale algemene vergadering, is een volstrekt digitale algemene vergadering waarin rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen niet mogelijk.
Advies: Bereid een statutenwijziging voor waarbij een digitale vergadering op termijn wel degelijk mogelijk is. Los van corona-maatregelen kan het deelnemen via digitale weg in de toekomst in bepaalde situaties ook problemen met betrekking een vereist quorum verminderen.
Recht van leden tot verzoeken bestuur bijeenroepen algemene vergadering
Als het bestuur op basis van de huidige omstandigheden en de beperkende overheidsmaatregelen in het kader van de corona-virus besluit de algemene vergadering niet op de geplande datum te kunnen houden en dus niet tot oproeping over gaat, hebben de leden in theorie het recht om ingevolge artikel 41, tweede lid 9 (Boek 2 Titel 2 Burgerlijk Wetboek) het bestuur te verzoeken een algemene vergadering bijeen te roepen op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek. Het verzoek moet worden ingediend door tenminste het aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende der stemmen, tenzij in de statuten een geringer aantal is bepaald. Als het bestuur hier geen gehoor aan geeft, kunnen de leden in beginsel zelf tot bijeenroeping over gaan. Zie voor in acht te nemen procedures de wet en statuten.
Als het bestuur op basis van gegronde afweging van argumenten heeft besloten binnen de periode van de beperkende overheidsmaatregelen niet in redelijkheid tot oproeping van de algemene vergadering over te kunnen gaan, kan dit in redelijkheid ook niet op basis van het verzoek van de leden worden gedaan.
Rechtvaardiging voor een besluit dat weliswaar in strijd is met juridische regels maar welk besluit op basis van de omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid aanvaardbaar moet worden geacht.
De omstandigheden rondom het corona-crisis zijn zeer uitzonderlijk. In een dergelijke situatie kan het bestuur een beroep doen op artikel 8 lid 2 van Boek 2 BW.
- Dit artikel geeft aan dat een krachtens de wet, gewoonte, statuten, reglementen of besluiten geldende regel niet van toepassing is voor zover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.
- Dit artikel biedt een basis voor het besluit om een algemene vergadering niet op te roepen ook al is het bestuur hier conform wet en/of statuten verplicht.
- Het bestuur kan tevens een beroep doen op dit artikel als de leden alsnog een verzoek bij het bestuur indienen om een algemene vergadering op te roepen.
- Tot slot kan dit artikel tevens als grond worden gebruikt om als de crisissituatie aan houdt of er sprake is van een hoge urgentie tot besluitvorming, toch een alternatieve algemene vergadering te houden ook al voldoet de organisatie niet aan de wettelijke en/of statutaire voorschriften. Het hangt van de omstandigheden af, of en wanneer dit besluit gerechtvaardigd of noodzakelijk kan worden geacht te zijn. Gedacht kan worden aan belangrijke besluiten voor de vereniging die niet kunnen worden uitgesteld zoals besluiten over benoeming en ontslag, een grote investering of fusie.
Unanieme besluitvorming algemene vergadering
Artikel 40 (Boek 2 Titel 2 Burgerlijk Wetboek) bepaalt dat een eenstemmig besluit van de leden, ook al zijn deze niet in vergadering bijeen, als dit besluit met voorkennis van het bestuur is genomen, een rechtsgeldig besluit van de algemene vergadering is. Dit geldt dus ook als de algemene vergadering niet is opgeroepen.
Hiervoor moeten dus alle stemgerechtigde leden daadwerkelijk (tijdig) een stem uitbrengen. Deze stem moet inhoudelijk geheel identiek zijn.
In dit geval luistert de formulering van de voorgelegde besluitvorming zeer nauw. De leden moeten zich bij het uitbrengen van hun stem conformeren aan een identieke tekst.
Deze procedure kan tot een rechtsgeldig besluit leiden, maar vergt een intensieve voorbereiding van de besluitvorming en medewerking van betrokkenen.
Hoe kan een bestuur in de periode van crisis en maatregelen de vereniging zo goed mogelijk besturen?
Het bestuur is en blijft verantwoordelijk voor goed bestuur van de vereniging. Het waarborgen van de continuïteit is van groot belang. Dat de verplichte algemene vergadering in deze omstandigheden geen doorgang kan vinden, doet daar niet aan af.
Of een bestuur nu besluit een algemene vergadering uit te stellen of besluit tot het oproepen van een vergadering op een wijze die formeel in strijd is met de geldende regels, bij al deze besluiten staan vertrouwen, draagvlak en tijdige transparante communicatie van richting en tussen bestuur en leden (algemene vergadering) centraal.
Afgezien van de mogelijkheid om (uiteindelijk of in urgente gevallen) tot een alternatieve vorm van vergaderen over te gaan kan het bestuur de leden tijdig en in openheid informeren over actuele zaken. De stukken ter voorbereiding van de vergadering zouden eventueel ter kennisneming met een toelichting kunnen worden toegezonden en eventueel zouden agendapunten die weinig uitstel dulden alvast in (online) werkgroepen kunnen worden voorbereid zodat bestuur en leden in ieder geval weten wat er speelt en elkaar in openheid over wederzijdse standpunten kunnen informeren. Ook is een online meeting in breder verband een optie.
Formele besluitvorming kan dan worden uitgesteld naar een eerst mogelijk te plannen datum voor de algemene vergadering.
In het kader van good governance is het raadzaam om in de communicatie met de leden ook op te nemen dat het bestuur in de periode van uitstel van de algemene vergadering de intentie heeft geen besluiten van ingrijpende aard te nemen. Vanuit goed bestuur worden besluiten waarvoor goedkeuring van de algemene vergadering nodig is zo mogelijk uitgesteld, tenzij het belang van de vereniging daarmee ernstig in het gedrang komt. Transparante communicatie is van groot belang.
Tot slot is het voor het borgen van good governance van belang dat besluiten van het bestuur en de overwegingen die daaraan ten grondslag liggen goed te formuleren, formeel vast te leggen en zorgvuldig te archiveren.
Wetsvoorstel noodwet digitale besluitvorming
Tijdelijke wet digitale besluitvorming (Covid-19 – 53434)
Woensdag 8 april jl is een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend die het mogelijk maakt dat rechtspersonen dankzij deze tijdelijke wet rechtsgeldige besluiten kunnen nemen. Het is de bedoeling dat de noodwet zo spoedig mogelijk in werking treedt. De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel donderdag 16 april jl aangenomen.
Het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID-(Covid-19 – 53434) van Justitie en Veiligheid’ (werknaam spoedwet ALV) is 21 april jl. door de Eerste Kamer goedgekeurd.
De noodwet is tijdelijk. Beoogd is een oplossing te bieden voor de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn. De noodwet vervalt op 1 september, maar kan telkens met twee maanden worden verlengd.
Kernpunten noodwet
Bij verenigingen waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven kunnen op basis van de noodwet onder voorwaarden tijdelijk digitale algemene vergaderingen worden gehouden.
- Een algemene vergadering waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, op voorwaarde dat:
- 1. de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is;
- 2. de leden tijdens of voorafgaand aan de vergadering elektronisch vragen kunnen stellen die uiterlijk tijdens de vergadering voor alle leden worden beantwoord.
- Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse algemene vergadering moet worden gehouden (6 maanden na einde boekjaar) met enkele maanden wordt verlengd.
- Doordat aan de noodwet terugwerkende kracht wordt verleend, zal de wet ook gelden voor algemene vergaderingen die tijdens de corona-crisis in aangepaste vorm al gehouden zijn.
Tot de formele datum inwerkingtreding van de noodwet gelden de huidige regels voor de vereniging.
Margriet Recter adviseert directies en besturen van verenigingen en stichtingen. Zij beantwoordt graag uw vragen naar aanleiding van dit artikel.