Veelgestelde Vragen over het Traineeship Raad van Toezicht

Een traineeship Raad van Toezicht (RvT) vormt onderdeel van een opleidingsprogramma waarbij iemand met potentieel en interesse in toezicht, maar nog beperkte ervaring, de kans krijgt om mee te lopen met een bestaande RvT. Het biedt de mogelijkheid om de dynamiek en taken van een toezichthouder in de praktijk te ervaren, onder begeleiding van ervaren leden. Het doel is om talent te ontwikkelen en de RvT te versterken met frisse perspectieven. De meerwaarde zit in de persoonlijke ontwikkeling van de trainee en de verrijking van de RvT met nieuwe inzichten. Het Traineeship is onderdeel van onze Opleiding voor Aankomende Toezichthouder.

Voordelen voor de trainee: Praktijkervaring opdoen, netwerk opbouwen, inzicht krijgen in de taken en verantwoordelijkheden van een toezichthouder.

Voordelen voor de organisatie: Talent aantrekken, diversiteit bevorderen, frisse blik van buiten op de governance.

Voordelen voor de RvT: Verjonging, verrijking van expertise, versterking van de besluitvorming.

Het traineeship omvat doorgaans een periode van 1 tot 2 jaar. Gedurende deze tijd neemt de trainee deel aan vergaderingen van de RvT, krijgt hij/zij een mentor toegewezen, en kan hij/zij werken aan specifieke projecten. De tijdsbesteding varieert, maar bedraagt gemiddeld 4-8 uur per maand.
Het Traineeship wordt vaak in samenspraak met de Trainee georganiseerd.

Dit verschilt per organisatie. Sommige organisaties bieden een onkostenvergoeding (bijvoorbeeld reiskosten), terwijl andere een beperkte vergoeding per vergadering geven (vacatievergoeding). Het is belangrijk om dit vooraf te bespreken.

De taken omvatten onder meer het bijwonen en actief deelnemen aan RvT-vergaderingen, het bestuderen van de agenda en relevante documenten, het uitvoeren van onderzoek ten behoeve van de RvT, en soms het specifiek uitvoeren van een governanceproject. 

De verantwoordelijkheden omvatten het handhaven van de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie, het handelen met integriteit, en het actief bijdragen aan discussies en besluitvorming.

Eigenlijk alle taken en verantwoordelijkheden die een regulier Lid van de Raad van Toezicht ook uitvoert, behoudens het stemrecht.

Door Jef Hendrickx

Ervaring met toezicht is wenselijk dan wel vereist in veel vacatures voor toezichthouders. Op zich is logisch en begrijpelijk dat veel organisaties ervaren toezichthouders willen. Als toezichthouder sta je op een zekere afstand van de organisatie waar je toezicht op houdt. Het voordeel is dat je met een heldere blik naar de organisatie kan kijken. Tegelijkertijd is de grootste uitdaging om voldoende inzicht te hebben en afstand tot een organisatie is niet noodzakelijk een voordeel. Dan helpt het toezichthouders dat ze op hun ervaring kunnen terugvallen en bepaalde patronen herkennen. De wens om ervaren toezichthouders aan te trekken is wel terecht.

Als in veel vacatures ervaring vereist is, hoe bouw je dan ervaring op als toezichthouder? Veel toezichthouders startte hun carrière als bestuurder. Je ziet dit ook terug in de vacatures voor toezichthouders. Als je geen ervaring als toezichthouder hebt, ben je vaak met bestuurderservaring wel een volwaardige kandidaat. Een andere mogelijkheid om ervaring op te doen is een stage bij een raad van toezicht. Steeds meer raden van toezicht benutten deze mogelijkheid om nieuwe toezichthouders aan te trekken. Toch hangt het vaak van de organisatie af hoe deze stage verloopt. Ben je als stagiair een bijna volwaardig lid van het team of ben je het vijfde wiel aan de wagen die voor het verslag en de koffie zorgt. Beide scenario’s en alles wat ertussen ligt zijn realiteit.

In een wereld waar veranderingen steeds sneller gaan, is het voor organisaties steeds uitdagender om toezicht goed te organiseren. Aanvullende expertise is dan altijd welkom maar hoe doe je dit dan beter? Door gebruik te maken van de bestaande structuren en mogelijkheden: commissies.

Raden van toezicht kunnen zich laten ondersteunen door commissies. Uit een onderzoek van 100 recente vacatures voor toezichthouders in Nederland blijkt dat meer dan 80% van de organisaties al commissies heeft die de toezichthouders ondersteunen. Het doel van deze commissies is het adviseren van de raad van toezicht over allerlei zaken zoals financiën, risico’s, remuneratie van bestuurders etc. De commissies bereiden een advies voor en de raad van toezicht volgt het advies of beslist iets anders.

Deze commissies zijn heel vaak samengesteld uit toezichthouders. Er is echter geen algemene wettelijke bepaling dat commissies enkel uit toezichthouders mogen bestaan. Voor sommige sectoren is er specifieke wetgeving maar vaak ook niet. Deze interpretatie biedt heel wat mogelijkheden om talent aan te trekken. Als onervaren toezichthouder kan je door lid te worden van bijvoorbeeld een auditcommissie ervaring op doen in contacten met de accountant. Tegelijkertijd leer je in een commissie de organisatie en de toezichthouders al beter kennen. Zo heb je een duidelijker beeld van wat er van jou als eventueel toekomstig toezichthouder verwacht wordt.

Ook voor de organisatie zijn er heel wat voordelen bij deze aanpak. Commissies worden een manier om talent aan te trekken als adviseurs van de toezichthouders. Niet ieder commissielid moet doorstromen naar de raad van toezicht. De competenties van de bestaande toezichthouders kunnen aangevuld worden door commissieleden zonder de werking van de raad van toezicht complexer te maken. En tegelijkertijd kunnen toezichthouders hun opvolging beter voorbereiden.

Daarom een warme oproep aan organisaties om commissies niet alleen te gebruiken om de interne werking van toezicht efficiënter te maken maar ze ook te gebruiken om bijkomende expertise en talent aan te trekken en zo de toekomst te versterken.

In de meeste gevallen heeft een trainee geen stemrecht, omdat de rol primair gericht is op leren en observeren en het eventueel vervullen van een governance opdracht. De trainee kan -indien afgesproken- echter wel een adviserende rol hebben.

Via onze website Bestuurderscentrum worden deelnemers aan onze Opleiding voor Aankomend Toezichthouders geinformeerd over de organisaties die traineeships aanbieden. Doorgaans is een motivatiebrief, CV, en soms eventueel een assessment vereist.

De selectieprocedure omvat doorgaans een briefselectie, één of meerdere gesprekken, en eventueel een assessment of case study. Referenties kunnen worden opgevraagd.

Het Traineeship wordt vaak net zo serieus genomen als een vacature voor een reguliere vacature voor een Lid Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht (RvT) is doorgaans nauw betrokken bij de selectieprocedure, omdat de trainee goed moet passen bij de samenstelling en cultuur van de RvT.

Tijdens of Na het Traineeship kunt u als Trainee doorstromen naar een reguliere toezichthoudende functie bij een andere organisatie. Soms is het mogelijk om lid te worden van de RvT waar het traineeship heeft plaatsgevonden (indien er een vacature is en de trainee voldoet aan de eisen).

Uw ervaring als Trainee biedt waardevolle praktijkkennis, een relevant netwerk, en aantoonbare vaardigheden die van pas komen bij het solliciteren naar andere functies.

Nee, dit is niet automatisch. Er moet een RvT vacature zijn en als Trainee moet u voldoen aan de eisen die gesteld worden aan reguliere RvT-leden.

Voor een succesvolle carrière als Toezichthouder zijn er verschillende belangrijke tips:

1. Ontwikkel u continu. Blijf op de hoogte van ontwikkelingen en trends in uw vakgebied door het lezen van vakliteratuur, het volgen van cursussen en het bijwonen van relevante evenementen.

2. Werk aan uw communicatieve vaardigheden. Als toezichthouder moet u  effectief kunnen communiceren met verschillende Belanghebbenden/Stakeholders.

3. Versterk uw leiderschapsvaardigheden. Een goede toezichthouder is ook een sterke leider die anderen kan inspireren en motiveren.

4. Ontwikkel uw analytisch vermogen. U dient snel een goed overzicht kunnen krijgen van een organisatie of project.

5. Blijf integer en objectief. Handel altijd op basis van feiten en regelgeving, zonder invloed van persoonlijke voorkeuren.

6. Bouw een breed netwerk op. Dit kan u helpen bij het verzamelen van informatie en het uitwisselen van ervaringen.

7. Wees zichtbaar. Zorg dat u niet alleen uw naam, maar ook uw motivatie en toegevoegde waarde als toezichthouder kenbaar maakt.

8. Vraag regelmatig om feedback. Dit helpt u om inzicht te krijgen in uw sterke punten en verbeterpunten.

9. Doe praktijkervaring op. Leer van uw fouten en gebruik deze ervaringen om te groeien in uw rol.

10. Blijf kritisch en zorgvuldig. Een goede toezichthouder werkt systematisch, nauwkeurig en heeft oog voor detail voor tijdens en na de besluitvorming.

Door deze tips toe te passen, kunt u uzelf ontwikkelen tot een effectieve en gewaardeerde toezichthouder.

Een besluit met een looptijd, niet een toezegging van de voorzitter alleen.
Leg in dat besluit vast wie mentor is, hoe lang het traineeship duurt, welke stukken de trainee krijgt en op welke twee momenten u evalueert.
Zet het daarna in de jaarplanning van de raad.
Traineeships RvT die op het enthousiasme van één lid rusten, vallen stil zodra de agenda vol raakt of dat lid vertrekt.

De trainee is geen lid van de Raad van Toezicht en heeft geen stemrecht. Daarmee heeft hij ook geen bestuurdersaansprakelijkheid en draagt hij geen verantwoordelijkheid voor besluiten.

Leg deze positie schriftelijk vast, samen met geheimhouding en de omgang met vergaderstukken.

Controleer één keer bij uw verzekeraar of de trainee Raad van Toezicht onder de bestaande dekking valt en spreek af bij wie hij/zij terecht kan als er iets schuurt.

Het uitgangspunt is: dezelfde agenda en dezelfde stukken als de leden. Zonder die stukken kijkt de trainee naar een gesprek dat hij niet kan volgen.
Uitzonderingen zijn personele dossiers, een lopend geschil, de beoordeling en beloning van de bestuurder en onderwerpen waarover de Raad van Toezicht nog in beslotenheid spreekt.

Laat de trainee bij die agendapunten de vergadering verlaten en zeg waarom. Dat is voor hem/haar  leerzamer dan een stuk dat stil is weggelaten.

Voor de mentor ongeveer een half uur per vergadering. Een kwartier - half uur vooraf over de agenda en wat er speelt, een kwartier erna over wat er gebeurde en waarom.

Voor de voorzitter twee evaluatiegesprekken per jaar. Het meeste werk zit in de eerste maanden bij de bestuurssecretaris: kennismakingen regelen, stukken klaarzetten, meeloopdagen plannen. Reken daarvoor twee tot drie dagen over de hele onboarding, daarna is het vaste ritme licht.

Iets waar de raad zelf niet aan toe komt en waar hij echt iets aan heeft. Een omvangrijk stuk lezen, bijvoorbeeld een  kwaliteitsrapport, ICT-plan, huisvestingsplan en daar drie vragen voor de vergadering uit halen. 

Een thema voorbereiden waar de Raad van Toezicht te weinig van weet, zoals informatieveiligheid of ESG. Of een cyclus meelopen bij de audit- of kwaliteitscommissie.

Een check of de Statuten en Reglementen nog passen bij de missie en visie van de organisatie.

Een Zelfevaluatie Raad van Toezicht voorbereiden.

Twee opdrachten per jaar is genoeg; Een trainee zonder opdracht zit te luisteren en vertrekt.

Dat verschilt per organisatie. Reiskosten vergoeden is gebruikelijk. Een vacatievergoeding per vergadering komt voor, maar is niet de norm.
Belangrijker dan de hoogte is dat u het vooraf afspreekt en in de overeenkomst zet, zodat het tijdens het traject geen onderwerp wordt.
Neem ook mee wie de kosten van een bijbehorende opleiding draagt: de trainee zelf, zijn werkgever of uw organisatie.

Zorg dat dit onderwerp ook opgenomen is in het reglement van de Raad van Toezicht.

In sectoren zoals de zorg, het onderwijs en de cultuursector verplichten de geldende Governance codes Raden van Toezicht om aan Scholing te doen. Omdat organisaties via de statuten of reglementen verklaren deze codes te volgen, is scholing indirect dus wel verplicht.

Nee. De verwachtingen hoort u aan de voorkant te zeggen.

Doorstroom kan alleen als er een zetel vrijkomt en de Trainee aan het profiel voldoet. De Trainee doorloopt dan dezelfde procedure als andere kandidaten.

Wat u wél belooft is een eindgesprek met mentor en een schriftelijke referentie waarmee hij/zij elders verder kan.

Wijs hem/haar ook op inschrijving in het BC Governance Register, zodat organisaties met een vacature hem kunnen vinden.