Samenwerkingsverband PPO Delflanden: Bestuurssecretaris

Samen met de directeur-bestuurder en de twee beleidsmedewerkers vorm je het ‘beleidsoverleg’ waar organisatiebrede onderwerpen worden besproken. Deze nieuwe functie wordt momenteel ingevuld door een interim-bestuurssecretaris. Jij mag de functie verder vormgeven, samen met de nieuwe directeur-bestuurder, waarvoor binnenkort de werving start. In de praktijk betekent het dat je de volgende taken krijgt:

• Je adviseert en ondersteunt de directeur-bestuurder bij bestuurlijke taken en beleidsprocessen en fungeert als sparringpartner en ‘vertrouwenspersoon’ en geeft (on)gevraagd advies;
• Je ontzorgt de directeur-bestuurder in het beleidsvoorbereidingsproces en zorgt voor efficiënte besluitvormings- en medezeggenschapsprocessen binnen de organisatie;
• Je stelt beleidsnotities en bestuursdocumenten op, zoals bestuursverslagen, jaarplannen, protocollen en reglementen, coördineert de totstandkoming en vaststelling ervan en zorgt voor de archivering;
• Je verricht onderzoek naar juridische en politieke ontwikkelingen en signaleert relevante tendensen, vertaalt deze naar meerjarig integraal beleid en stemt dit af met betrokkenen;
• Je beheert de inhoudelijke agenda’s van de directeur-bestuurder en diverse overlegstructuren en stelt uitgaande mails en notities op;
• Je verzorgt de voorbereidingen van informatievoorziening aan de raad van toezicht, de raad van aangeslotenen, de ondersteuningsplanraad, de medezeggenschapsraad (PMR) en andere relevante gremia, organiseert periodiek overleg en zorgt voor de verslaglegging;
• Je bewaakt de governance structuur van de stichting, ziet toe op het naleven van de wetgeving inzake de code ‘Goed bestuur’, de eigen waarden en normen en de strategische doelen en daarop gebaseerde interne documenten;
• Je voert het contractbeheer en onderhandelt met leveranciers en bedrijven;
• Je ontwikkelt het AVG- en privacybeleid, coördineert de uitvoering daarvan en onderkent situaties met risico’s.

In deze rol onderhoud je intensieve contacten met de directeur-bestuurder voor advies en afstemming, evenals met externe stakeholders en interne collega’s om knelpunten te bespreken, informatie uit te wisselen en beleidsontwikkeling te ondersteunen. Je werkt direct samen met de officemanager en diverse gremia om inhoudelijke agendaonderwerpen te overleggen en te adviseren. Je legt verantwoording af aan de directeur-bestuurder.

Jij bent een strategische denker met een gezonde dosis humor. Je blijft stevig staan in complexe situaties, durft beslissingen te nemen en handelt snel wanneer dat nodig is. Je weet de optimale balans te vinden tussen de menselijke maat en een zakelijke benadering. Je voelt je op je gemak in complexe vraagstukken en weet snel te schakelen tussen verschillende belangen, zonder het overzicht te verliezen.

Je bent ook een proactieve en analytische denker die de directeur-bestuurder op strategischniveau ondersteunt. In deze rol ben je de spil in het optimaliseren van onze besluitvormingsprocessen en zorg je ervoor dat de beleidsontwikkeling en projecten binnen onze organisatie vlekkeloos verlopen. Jij bent de schakel tussen de directeur-bestuurder, de raad van toezicht, de raad van aangeslotenen en de organisatie en je zorgt ervoor dat informatie efficiënt wordt gedeeld. Met jouw ervaring met bestuurswerk en governance, jouw organisatievermogen en sociale vaardigheden ben je in staat om draagvlak te creëren voor belangrijke beslissingen.

Verder herken je jezelf in de onderstaande punten:

• HBO+ / WO werk- en denkniveau;
• Enkele jaren werkervaring met daarbij behorende competenties en vaardigheden in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in het publieke domein;
• Je hebt brede en theoretische kennis van bestuur er beleid, met name van ontwikkelingen rondom en binnen samenwerkingsverbanden;
• Je hebt kennis van en inzicht in het functioneren van de organisatie en de samenhangende besluitvormingscircuits;
• Je hebt inzicht in de onderwijskundige, personele en financiële samenhang in relatie tot jouw werkterrein;
• Je bent op de hoogte van de relevante wet- en regelgeving binnen het onderwijs- en organisatiegebied;
• Je hebt een gevoel voor politieke verhoudingen en kunt effectief omgaan met belangenconflicten, waardoor je ook zonder formele hiërarchische status dingen voor elkaar krijgt;
• Je bent vaardig in het analyseren van zowel interne als externe ontwikkelingen en kunt op basis daarvan meerjarig, integraal beleid opstellen;
• Je beschikt over sterke adviesvaardigheden.

Met jouw strategische, organisatorische vaardigheden en overzicht weet je processen te stroomlijnen en de samenwerking binnen de organisatie te optimaliseren. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel in gesproken als in geschreven taal en je hebt affiniteit met het onderwijsveld.

Kom je niet uit het onderwijs en beschik je over brede en/of specialistische kennis met ervaring in aanpalende maatschappelijke sectoren, dan nodigen we je van harte uit te reageren

Je kunt tot en met zondag 4 mei 2025 reageren op de vacature door jouw motivatie voor deze functie en je cv te mailen naar Karin Flapper (kflapper@ppodelflanden.nl).  
De gesprekken worden gevoerd op woensdag 14 mei 2025. 
 
Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Karin Flapper (interim-bestuurssecretaris). Dat kan per mail of telefonisch (+31629571002).